Lombok Timur, SR – Bidang Penyelenggara Kearsipan sesuai undang – undang no 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pada Pasal 6 ayat 3 disebutkan bahwa pihaknya bertanggung jawab terhadap semua arsip perangkat daerah di setiap kabupaten/ kota.
Kepala Bidang (Kabid) Penyelanggara Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Lombok Timur, Lalu Nadi Abidin Ali, menyampaikan hingga saat ini pihaknya masih kekurangan SDM dan Sarana atau tempat penyimpanan arsip sudah penuh. Ini menjadi hal yang dirasa cukup berat bagi Bidang Penyelenggara Kearsipan pada.
“Kita masih kekurangan banyak SDM, sementara tugas bidang ini banyak, jadi jujur kita kuwalahan”, ungkapnya menjawab media ini Jum’at, (24/06).
Lalu Abidin menambahkan, jumlah arsip in aktif atau arsip yang frekuensi penggunaanya sudah mulai menurun di Bidang Kearsipan hingga saat ini sebanyak 8.015 berkas. Kemudian yang statis atau aktif sebanyak 20.139 berkas. Jika ditotal arsip keseluruhan ada sebanyak 28.304 berkas. Arsip itu termasuk kumpulan dari arsip 50 perangkat daerah yang ada di Lombok Timur.
“Kita yang kelola disini, sehingga sewaktu waktu ketika dibutuhkan oleh perangkat daerah atau masyarakat statusnya meminjam ke kita dengan batas waktu yang ditentukan”, bebernya.
Sementara diakuinya biaya operasional di Bidang Penyelenggaraan Kearsipan juga bisa dibilang kecil atau terbatas. Ditambah lagi keterbatasan tempat juga menjadi kendala utama sehingga pihaknya belum bisa menerima arsip.
“Belum bisa kita terima karena kondisi ruangan kita yang masih sangat terbatas”, keluhnya.
Jika dilihat dari tujuan penyelenggaraan Kearsipan adalah terwujudnya tertib pelayanan arsip baik di pemerintah daerah, Kecamatan hingga Desa-desa. Terwujudnya aset yang otentik dan terpercaya dan menjamin keselamatan aset daerah dalam aspek kearsipan melalui perlindungan dan penyelamatan arsip. Terutama pada bidang arsiparis atau petugas yang menangani khusus masalah kearsipan.Hal itu kemudian dianggap bagian dari beban yang cukup besar bagi Bidang Penyelenggaraan Kearsipan dengan SDM yang sangat terbatas.
“Sampai saat ini kita hanya punya Arsiparis hanya 3 orang, itu pun yang masuk lewat formasi CPNS cuma 1 orang, jadi yang 2 orang lewat penyetaraan. Dimana, berdasarkan hasil survei sebelumnya, kebutuhan Arsiparis untuk Bidang Kearsipan adalah sebanyak 86 orang”, ungkapnya.
Sementara saat ini dari hasil penilaian Arsip Nasional, Bidang Kearsipan Lombok Timur dari semua kabupaten kota masih bertengger di persentase 41,87%. Hal itu disebabkan salah satunya adalah kurangnya SDM. Sehingga pihaknya berharap kedepan ada formasi yang dibuka untuk tenaga Arsiparis guna mencukupi kekurangan SDM yang ada.
“Mudah mudahan nanti kalau ada pengangkatan tenaga honorer lewat PNS atau P3K kita ada formasi untuk tenaga Arsiparis ini”, harapnya.
Menurutnya, semestinya di setiap perangkat daerah memiliki 1 Arsiparis mengacu pada Peraturan Presiden (Perpres) No. 95 Tahun 2019 tentang semua korespondesi yang serba digital. Itulah alasan kenapa Arsiparis memang sangat dibutuhkan dimasing masing perangkat daerah dan desa.
Selanjutnya untuk pembinaan, terkait tata tertib penataan arsip yang sesui tata naskah dinas dan juga kode klasifikasi, bidang ini juga mempunyai program pembinaan yang menyentuh 40 sasaran dari Perangkat daerah hingga pemerintah desa.
“Tapi kalaupun ada yang mau dibina diluar itu kita siap, karena kita punya Tim Pembinaan asal dia bersurat”, terangnya.
Sementara untuk kegiatan pemeliharaan dan perawatan rutin, pihaknya mengaku tetap dilakukan di setiap minggunya. Untuk arsip yang sudah di akuisisi akan ada prosedur sebelum dimasukkan ke boks arsip sehingga mudan ditemukan.
Dia menyebut, untuk Arsip In aktif sesuai Peraturan Bupati nomer 9 Tahun 2021 tentang Jadwal Referensi Arsip seperti contoh surat undangan rutin biasanya masa aktifnya selama 1 tahun. Dan masa in aktif permintaannya mulai menurun setelah tahun ke -3 baru kemudian arsip berupa undangan tersebut boleh dibakar atau dimusnahkan.
Bidang Penyelenggara Kearsipan dari data akuisisi berkas perangkat daerah seperti dari Kecamatan atau desa semestinya harus menyerahkan berkas yang sudah in aktif atau sudah berumur 10 tahun ke atas untuk kemudian dikelola di kearsipan daerah.
Namun untuk saat ini, pihaknya belum bisa menerima arsip karena seperti penyampaian sebelumnya, pihaknya masih belum memiliki tempat.
“RSUD juga mau menyerahkan Arsipnya tapi karena keterbatasan tempat kita masih belum bisa terima”, tutupnya.
Pihaknya kemudian berharap kedepan ada gedung khusus yang bisa menampung semua ketersediaan arsip perangkat daerah dan arsip pemerintah desa di Kabupaten Lombok Timur. (Yat)
